Быстро и безопасно заключайте сделки с контрагентами

Обменивайтесь юридически значимыми документами с контрагентами с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Хотите присоединиться к более 20 000 организаций, ИП, малому, среднему и крупному бизнесу с различным объемом документооборота, которые уже обмениваются документами через podpis.by?

Получите презентацию сервиса уже сейчас!

Получить презентацию

Почему компании выбирают электронный
документооборот (ЭДО) с podpis?
Экономия
времени

Документы подписываются в режиме онлайн. Вы экономите время на печать, подписание, отправку и контроль возврата

Сокращение
расходов

Для обмена электронными документами не требуется бумага, услуги почты и полки для хранения

Целостность
и сохранность
документов

Электронные документы хранятся на аттестованных серверах в облаке, не теряются, их невозможно подделать. Историю подписания и возврата можно отследить в личном кабинете

Интеграция с 1С
и другими учетными системами

Подписывайте и отправляйте документы прямо из 1С. Модуль готов к использованию, доработок в 1С клиента не требуется. Интегрируйте любую другую учетную систему с помощью API

Подключение контрагентов

Связываемся с вашими контрагентами, согласовываем переход на ЭДО и помогаем с регистрацией в сервисе

Понятный
интерфейс

Удобный, легкий, интуитивно понятный интерфейс позволит быстро начать работу в сервисе. Вам не придется долго разбираться, что и как делать

background background
Podpis подходит для бизнеса с любым объемом документов
У вас небольшой документооборот? Вы ИП? Нужно подписать и отправить один документ сразу после его подготовки?

Используйте интерфейс сервиса podpis.by. Он простой и удобный в работе. Загружайте документы по одному по аналогии с вложением в электронное письмо. Укажите получателя и подпишите документ.

 

У вас крупная компания и большой документооборот?

Подписывайте и отправляйте документы контрагентам прямиком из 1С или из любой другой учетной системы. Как только контрагент подпишет документ в сервисе, в 1С появится информация о его возврате.

Модуль интеграции с 1С готов к использованию, вам нет необходимости дорабатывать 1С.

Для синхронизации с другими учетными системами используйте API в формате «система – система».

Нужно отправить большое количество документов, которые создаются без применения учетных систем (например, письма, уведомления)?

Используйте пакетную загрузку для единовременной отправки и подписания большого количества документов. Они группируются в архив (пакет) до 100–150 файлов, загружаются одним пакетом в личный кабинет в сервисе и подписываются все сразу через интерфейс в сервисе.

Стоимость

До конца 2022 года сервис бесплатный для всех пользователей.

C 2023 года мы вводим тарификацию.

  • Для всех: входящие документы бесплатно.
  • Для клиентов ilex: безлимит на исходящие документы - бесплатно.
  • Для клиентов, не подключенных к ilex: безлимит на исходящие документы с ежемесячной абонентской платой. О её размере мы сообщим позже.
Электронные документы
для бизнеса
Документы
с контрагентами
  • письма, уведомления
  • акты сверки расчетов
  • акты выполненных работ
  • счета
  • допсоглашения
  • договоры
Бухгалтерские документы
  • бухгалтерские справки
  • перемещение ТМЦ
  • документы оприходования основных средств
  • калькуляции
  • инвентаризационные описи
  • оформление служебных командировок
Кадровые документы
  • приказы по кадрам
  • допсоглашения к трудовому договору, контракту
  • соглашение о материальной ответственности работника
  • соглашение об использовании имущества сотрудника
  • журнал ознакомления работника с ЛПА
background
Как это работает
01 Зарегистрируйтесь, используя действующий ключ ЭЦП
02 Загрузите документ
03 Укажите получателя
(по УНП, названию или электронной почте)
04 Подпишите и отправьте документ. Контрагент получит уведомление о входящем документе
05 Получите уведомление о возврате подписанного документа
Попробовать бесплатно
Смотреть видеоинструкции
border border
border border
link
back shadow image
Почему компании
выбирают podpis?
Подключение контрагентов

Экономьте время ваших сотрудников для согласования с контрагентами перехода на ЭДО. Для согласования перехода на ЭДО с 1000 контрагентов нужно около 20 рабочих дней одного сотрудника.

Эту работы мы возьмем на себя: свяжемся с вашими контрагентами, ответим на все их вопросы, поможем зарегистрироваться в сервисе.

Интеграция с 1С и другими ПО

Подписывайте и отправляйте документы из привычных программ. Модуль интеграции с 1С позволяет в несколько раз ускорить отправку документов, а на подписание и отправление 1000 документов уйдет всего 30 минут

Справочник компаний

Находите ваших контрагентов, которые уже зарегистрированы в сервисе, и отслеживайте новых зарегистрированных в разделе «Контакты»

Работа в любом браузере

Подписывайте документы в любом удобном для вас браузере (Google Chrome, Mozilla, Opera, Firefox). Не нужно переходить в Internet Explorer для подписания документов ЭЦП

Отправление документов незарегистрированным пользователям

Отправляйте документы контрагентам, которых нет в сервисе. Podpis автоматически создаст такому адресату аккаунт, в котором он сможет просмотреть документ. Для подписания документа контрагенту нужно будет завершить регистрацию (привязать ключ ЭЦП к созданному аккаунту)

Обмен двусторонними и односторонними документами

Отправляйте письма, счета, односторонние акты, которые не требуют подписи контрагента, с помощью функции «Односторонний документ». Документ отправится адресату и будет считаться подписанным. Подписываете односторонний акт? Используйте функцию «Односторонний документ» и не указывайте получателя. Документ сразу после подписания будет считаться подписанным

Уведомления на почту и в Telegram

Ваши контрагенты не пропустят срока подписания документа благодаря удобной системе уведомлений. Сервис сообщит о новых входящих документах

Хранение документов

Храните документы прямо в сервисе. Оперативное хранение доступно всем пользователям

background
background
Проверьте, кто из ваших контрагентов уже использует podpis

Уже обмениваются документами через сервис podpis 18 000 организаций. Зарегистрируйтесь и найдите своих контрагентов, загрузив их список в раздел «Контакты».

Попробовать бесплатно
Опыт клиентов podpis
quotes

«Ежемесячно выставляем акты выполненных работ 400 контрагентам. До внедрения ЭДО этим занимались 6 человек: сохраняли акты из 1С, распечатывали, передавали на подпись, отправляли или отвозили клиентам, отслеживали возврат. Теперь всю работу делает один специалист за полдня. При этом подписанные документы возвращаются вовремя».

«Арлепта», аутсорсинговая компания
quotes

«После внедрения ЭДО с podpis сократилась штатная единица в отделе документации, снизилась нагрузка на бухгалтеров, уменьшились затраты на бумагу, амортизацию оборудования, почтовые расходы. По нашим расчетам, экономия компании составит примерно 30 000 рублей в год. И клиенты довольны, т.к. получают документы на следующий день с даты выставления акта вместо двух недель при отправке почтой».

«ДПД Бел», транспортная компания
quotes

«Экономия, удобство и быстрота ЭДО очевидны. Работа нашей бухгалтерии оптимизировалась. Пока с помощью podpis внедрили обмен актами. Но планируем использовать возможности шире, ведь есть еще акты сверки, ТТН, допсоглашения, договоры на оказание услуг. Перспективы применения сервиса очень большие. Не сомневаюсь: все больше и больше белорусских компаний начнут отказываться от бумажных документов и переходить на ЭДО».

«Unet.by», интернет-провайдер
Часто задаваемые вопросы
ЭДО — это законно? Какие есть подводные камни?

Электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу (ч. 1 ст. Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 N 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»).
Договоры, первичные учетные документы и прочие виды документов могут составляться в форме электронного документа. Электронные документы также можно представлять в госорганы, в том числе в контролирующие (надзорные), в суды. Подробнее см. в разделе «Легитимность».

Акты с ЭЦП могут содержать несколько дат (дату составления документа и дату его подписания сторонами). Если в актах за услуги разового характера отражаются несколько дат, которые не совпадают, согласно законодательству такие услуги учитываются в месяце по последней дате, отраженной в документе. Порой это приводит к корректировкам в налоговом учете в отчете за прошлый месяц. В законодательстве есть коллизия с датой отражения операций, когда месяц оказания услуги может не совпадать с месяцем подписания. Это вынуждает менять привычный порядок ведения учета, отчетности.

Чем отличается процесс подписания электронного документа ЭЦП от бумажного?

ЭДО не предусматривает печати документов и их почтовой (курьерской) отправки. Вместо этого документ загружается в сервис podpis, в несколько кликов подписывается ЭЦП и отправляется контрагенту. Дополнительные функции позволяют загружать документы пачками или отправлять прямо из 1С.

Сервис информирует о получении (возврате) документа, напоминает, если он не подписан в срок.

Отправка и получение электронного документа сравнима с отправкой и получением электронного письма. Это происходит мгновенно. За один день, а иногда и за несколько минут можно подписать документ с обеих сторон.

С чего начать? Насколько переход на ЭДО трудозатратен?

На старте есть несколько обязательных шагов:

1. Определить ответственных лиц и порядок взаимодействия сотрудников при работе с электронными документами, закрепить это в локальном документе компании.

2. Зарегистрироваться в podpis.by. Это достаточно просто. В случае необходимости наши сотрудники готовы помочь в режиме онлайн.

3. Пригласить контрагентов. И эту работу podpis готов взять на себя.

Пройдя подготовительный этап, вы сможете оценить преимущества ЭДО.

Как договориться об обмене электронными документами с контрагентами?

В сервисе podpis зарегистрировано более 18 000 субъектов хозяйствования. Проверить, кто из ваших контрагентов готов обмениваться электронными документами, можно с помощью встроенного справочника контрагентов.

В остальном мы поможем. Согласуем обмен документами в электронном виде с вашей организацией и зарегистрируем контрагентов в сервисе. Услуга бесплатная.

Вам останется подписать допсоглашение и начать документооборот с ЭЦП.

Как быть, если с одними контрагентами документооборот на бумаге, а с другими – в электронном виде?

Нужно принять, что не все компании готовы к ЭДО. С теми, с кем возможно, переходите на обмен документами с ЭЦП, зафиксировав это в договоре или в допсоглашении. Такой подход позволит оптимизировать часть вашей работы. Печать, почтовая отправка, хранение документов, ручное отслеживание возврата и риск несвоевременного возврата –  данные проблемы исчезнут в работе с теми, кто перешел с вами на ЭДО. С остальными продолжайте работу, как и раньше, на бумаге.

Рекомендуем начинать с контрагентов, которые уже зарегистрировались в podpis.by. Для их поиска используйте справочник в сервисе.

Зачем переходить на ЭДО, если большинство работает на бумаге?

Во-первых, чем больше ваших контрагентов используют ЭДО, тем больше ресурсов экономит компания и сотрудники. Не упускайте возможность освободить время и упростить работу даже с двумя-тремя контрагентами. Во-вторых, число компаний, внедривших ЭДО, постоянно растет. Рано или поздно вы столкнетесь с предложением нового или нынешнего партнера подписать документ ЭЦП. Пока число таких  контрагентов невелико, вы спокойно освоите новую технологию и не будете через несколько лет казаться белой вороной.

Где можно оформить ЭЦП? Какая процедура выдачи ЭЦП?

Это можно сделать в регистрационных центрах: их список и адреса вы найдете на сайте Национального центра электронных услуг (nces.by).

Чтобы оформить ЭЦП нужно:
— оплатить услуги по оформлению ЭЦП согласно прейскуранту;
— подготовить и подать в выбранный регистрационный центр документы, необходимые для получения ЭЦП. Перечень документов приведен на сайте Национального центра электронных услуг (nces.by);
— получить личный ключ ЭЦП. Это может сделать руководитель организации или представитель по доверенности.

Попробовать бесплатно
Остались вопросы?

Свяжитесь с нами по телефону и получите консультацию

+375 (17) 308-28-28