Электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу (ч. 1 ст. Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 N 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»).
Договоры, первичные учетные документы и прочие виды документов могут составляться в форме электронного документа. Электронные документы также можно представлять в госорганы, в том числе в контролирующие (надзорные), в суды. Подробнее см. в разделе «Легитимность».

Акты с ЭЦП могут содержать несколько дат (дату составления документа и дату его подписания сторонами). Если в актах за услуги разового характера отражаются несколько дат, которые не совпадают, согласно законодательству такие услуги учитываются в месяце по последней дате, отраженной в документе. Порой это приводит к корректировкам в налоговом учете в отчете за прошлый месяц. В законодательстве есть коллизия с датой отражения операций, когда месяц оказания услуги может не совпадать с месяцем подписания. Это вынуждает менять привычный порядок ведения учета, отчетности.

ЭДО не предусматривает печати документов и их почтовой (курьерской) отправки. Вместо этого документ загружается в сервис podpis.by, в несколько кликов подписывается ЭЦП и отправляется контрагенту. Дополнительные функции позволяют загружать документы пачками или отправлять прямо из 1С.

Сервис информирует о получении (возврате) документа, напоминает, если он не подписан в срок.

Отправка и получение электронного документа сравнима с отправкой и получением электронного письма. Это происходит мгновенно. За один день, а иногда и за несколько минут можно подписать документ с обеих сторон.

На старте есть несколько обязательных шагов:

1. Определить ответственных лиц и порядок взаимодействия сотрудников при работе с электронными документами, закрепить это в локальном документе компании.

2. Зарегистрироваться в podpis.by. Это достаточно просто. В случае необходимости наши сотрудники готовы помочь в режиме онлайн.

3. Пригласить контрагентов. И эту работу podpis.by готов взять на себя.

Пройдя подготовительный этап, вы сможете оценить преимущества ЭДО.

В сервисе podpis.by зарегистрировано более 22 000 субъектов хозяйствования. Проверить, кто из ваших контрагентов готов обмениваться электронными документами, можно с помощью встроенного справочника контрагентов.

В остальном мы поможем. Согласуем обмен документами в электронном виде с вашей организацией и зарегистрируем контрагентов в сервисе. Услуга бесплатная.

Вам останется подписать допсоглашение и начать документооборот с ЭЦП.

Нужно принять, что не все компании готовы к ЭДО. С теми, с кем возможно, переходите на обмен документами с ЭЦП, зафиксировав это в договоре или в допсоглашении. Такой подход позволит оптимизировать часть вашей работы. Печать, почтовая отправка, хранение документов, ручное отслеживание возврата и риск несвоевременного возврата –  данные проблемы исчезнут в работе с теми, кто перешел с вами на ЭДО. С остальными продолжайте работу, как и раньше, на бумаге.

Рекомендуем начинать с контрагентов, которые уже зарегистрировались в podpis.by. Для их поиска используйте справочник в сервисе.

Во-первых, чем больше ваших контрагентов используют ЭДО, тем больше ресурсов экономит компания и сотрудники. Не упускайте возможность освободить время и упростить работу даже с двумя-тремя контрагентами. Во-вторых, число компаний, внедривших ЭДО, постоянно растет. Рано или поздно вы столкнетесь с предложением нового или нынешнего партнера подписать документ ЭЦП. Пока число таких  контрагентов невелико, вы спокойно освоите новую технологию и не будете через несколько лет казаться белой вороной.

Это можно сделать в регистрационных центрах: их список и адреса вы найдете на сайте Национального центра электронных услуг (nces.by).

Чтобы оформить ЭЦП нужно:
— оплатить услуги по оформлению ЭЦП согласно прейскуранту;
— подготовить и подать в выбранный регистрационный центр документы, необходимые для получения ЭЦП. Перечень документов приведен на сайте Национального центра электронных услуг (nces.by);
— получить личный ключ ЭЦП. Это может сделать руководитель организации или представитель по доверенности.