Так как электронные документы, подписанные с использованием ЭЦП, по юридической силе приравниваются к документам на бумаге, скрепленным подписями сторон, то принимаются проверяющими органами и судебными инстанциями на тех же условиях, что и документы в бумажном виде.
Легитимность
Имеют ли юридическую силу документы с ЭЦП?
«Документы, созданные организацией или физическим лицом на бумажном носителе и в электронном виде, идентичные по содержанию, имеют одинаковую юридическую силу.»
- ч. 2 ст. 19 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 N 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»
«Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного текстового документа, включая документ в электронном виде (в том числе электронный документ)…, которые подписаны сторонами собственноручно либо с использованием средств связи и иных технических средств…, если такой способ подписания позволяет достоверно установить, что соответствующий текстовый документ подписан сторонами по договору (… электронная цифровая подпись…)…»
- ч.1 п. 2 ст. 404 Гражданского кодекса Республики Беларусь
«Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в форме электронного документа.»
- ч.1 п. 2 ст. 404 Гражданского кодекса Республики Беларусь
Примут ли проверяющие органы и судебные инстанции электронные документы?
«Контролирующие (надзорные) органы и проверяющие в пределах своей компетенции вправе в рамках вопросов, подлежащих проверке, требовать и получать необходимые для проверки документы (их копии), в том числе в электронном виде.»
- абз. 4 п. 4 Положения о порядке организации и проведения проверок, утв. Указом Президента Республики Беларусь от 16.10.2009 N 510
«Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи, в том числе с использованием глобальной компьютерной сети Интернет, а также документы, подписанные электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств с соблюдением требований, установленных настоящим Кодексом, иным законодательством или договором, к данному виду доказательств.»
- ч. 2 ст. 84 Хозяйственного процессуального кодекса Республики Беларусь
Комментарий
Кто может подписывать документы ЭЦП в организации?
«Электронная цифровая подпись, владельцем личного ключа которой является физическое лицо, является аналогом собственноручной подписи.»
- ч. 5 ст. 23 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 N 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»
«Электронная цифровая подпись, владельцем личного ключа которой является организация, может применяться: в качестве аналога оттиска печати организации; совместно с электронной цифровой подписью, владельцем личного ключа которой является физическое лицо, если информация о полномочиях этого физического лица, предоставленных ему от имени этой организации, не содержится в атрибутном сертификате; для создания и (или) подписания электронных документов посредством автоматизированных информационных систем без участия физического лица; в иных случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.»
- ч. 6 ст. 23 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 N 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»
Комментарий
Таким образом на электронные документы переносится практика ведения традиционного делопроизводства. То есть должностное лицо подписывает документы своим личным ключом ЭЦП.
Для того чтобы подписывать электронные документы у лица, которому выдан личный ключ ЭЦП, должны быть полномочия на подписание этих документов. Пример: Если личный ключ ЭЦП есть только у главного бухгалтера, можно выдать ему доверенность. Если личный ключ только у директора, документы подписывает директор своим ключом.
Надо ли печатать электронные документы?
«Оригинал электронного документа существует только в электронном виде.»
- ч. 1 ст. 19 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 N 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»
Комментарий
У организации отсутствует необходимость в печати электронных документов.
Какие требования предъявляются к форме электронных документов?
«Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей — общей и особенной. Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа. Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей. Особенная часть электронного документа может содержать штамп времени, а также дополнительные данные, необходимые для проверки электронной цифровой подписи (электронных цифровых подписей и идентификации электронного документа, которые устанавливаются техническими нормативными правовыми актами.»
Комментарий
Таким образом, электронный документ должен состоять из двух неотъемлемых частей — общей и особенной. Общая часть электронного документа представляет собой непосредственно содержание документа. Иначе говоря, это видимая часть документа. Особенная часть — это одна или несколько ЭЦП.
Чем подтверждается законность подписания ЭЦП электронных документов на сервисе podpis.by?
- Указ Президента Республики Беларусь от 01.09.2010 N 450 «О лицензировании отдельных видов деятельности»
Комментарий
Право предоставлять услуги по подписанию документов ЭЦП сервисом podpis.by подтверждается Национальным центром электронных услуг (вкладка Сервисы, пункт 17). Данная деятельность НЕ относится к лицензируемой. Разработкой и сопровождением сервиса для подписания документов ЭЦП вправе заниматься любая коммерческая организация.
Электронный документооборот урегулирован законодательством. Поэтому электронные документы, подписанные с использованием ЭЦП, по юридической силе приравниваются к документам на бумаге, скрепленным подписями сторон.