Возможности
Видео о сервисе
Регистрация через podpis.by
Регистрация через ilex
Подключить ЭЦП в IE
Подключить ЭЦП в других браузерах
Загрузка и отправка документов
Подписание входящего документа
Подписание документов в браузерах, кроме Internet Explorer
Отправка большого количества документов нескольким контрагентам zip-архивом
Отправка пакета связанных документов
Подписание исходящего документа по заданному маршруту несколькими сотрудниками организации
Согласование исходящего документа до подписания
Ознакомление с подписанным документом
Папки для систематизации подписанных документов
Проставление меток на документах
Регистрация с использованием аккаунта ilex
Для пользователей ilex есть возможность использовать один аккаунт для работы с двумя сервисами. Для того чтобы пройти регистрацию, нажмите в ilex кнопку Podpis.by. Сервис автоматически создаст аккаунт. Указывать адрес электронной почты не нужно. Логин и пароль для входа на Podpis.by будут такими же, как и для входа в ilex. Чтобы подписывать входящие и исходящие документы, необходимо завершить регистрацию (привязать ключ ЭЦП к созданному аккаунту).
Обмен документами, подписание односторонних документов
На сервисе можно обмениваться с контрагентами двусторонними (многосторонними) и односторонними документами.
Односторонние можно:
- подписать и отправить контрагенту. Документ будет считаться подписанным;
- подписывать без отправки контрагенту.
Отправление документов незарегистрированным пользователям
Документ можно подписать и отправить контрагентам, которых нет в сервисе. Для этого нужно указать адрес электронной почты контрагента. Podpis автоматически создаст для него аккаунт, в котором контрагент сможет просмотреть документ. Чтобы его подписать, потребуется завершить регистрацию (привязать ключ ЭЦП к созданному аккаунту).
Интеграция с 1С и другими ПО
Подписывать и отправлять документы можно напрямую из вашей учетной системы. Готовы к использованию и не требуют доработки 5 модулей для наиболее распространенных конфигураций 1С. Для интеграции с другими учетными системами используется API. Скорость отправки около 2 секунд, подписывать можно сразу несколько документов. После подписания контрагентом модуль сообщит об их возврате.
Работа с электронной цифровой подписью
Для подписания документов используется электронная цифровая подпись (ЭЦП): Avest CSP (разработчик ЗАО «АВЕСТ»). Сервис работает в любом браузере (Google Chrome, Mozilla, Opera, Firefox). Чтобы подписать документы ЭЦП, не нужно переходить в Internet Explorer. Рodpis предусматривает автоматическое обновление СОС. Это значит, что при загрузке документа и подписании его ключом ЭЦП с необновленными сертификатами их не нужно обновлять вручную. Сервис проверит ЭЦП и при необходимости обновит сертификат автоматически. В разделе «Проверка ЭЦП» также можно проверить целостность документа и подлинность ЭЦП.
Согласование (визирование) документов
Этот функционал позволяет перед подписанием и отправкой входящего или исходящего документа согласовать его с другими сотрудниками. При этом для согласующих лиц регистрация на сервисе не обязательна.
Для подключения функционала «Согласование» нужно обратиться в поддержку сервиса.
Маршрут подписания документа несколькими сотрудниками
Пользователи могут задавать маршрут подписания исходящих и входящих документов с участием нескольких сотрудников своей организации. Загрузить документ может один сотрудник и, не подписывая, отправить на подпись сотрудникам своей организации. При этом подписание сотрудниками документа будет происходить в заданной последовательности.
Для подключения функционала «Несколько подписей» нужно обратиться в поддержку сервиса.
Групповые действия с документами
У пользователей есть возможность выбрать несколько документов и совершить с ними следующие действия: скачать, добавить метку, переместить в папку, отозвать. Функционал доступен всем пользователям по умолчанию.
Проставление меток на документе
Пользователь может добавлять и изменять метки на карточках документов, а также оперативно находить документы по метке через фильтр поиска. При этом название метки пользователь может задавать самостоятельно по своему усмотрению. Функционал доступен всем пользователям по умолчанию.
Система уведомлений
Ваши контрагенты не пропустят срока подписания документа благодаря удобной системе уведомлений. Сервис сообщит о новых входящих на электронную почту документах. Оперативно информировать о входящих документах также могут Telegram-уведомления.
Вы также можете настроить виды и каналы получаемых уведомлений из сервиса в своем профиле.
Общий аккаунт для организации
Общий аккаунт ー объединение нескольких личных аккаунтов сотрудников в один общий. При этом:
- сотрудники видят документы друг друга, полученные и отправленные контрагентам, в том числе документы до объединения в общий кабинет организации;
- поступившие в аккаунт документы может увидеть и подписать любой уполномоченный сотрудник;
- возможность доступна и для организаций, оказывающих бухгалтерские и аудиторские услуги.
Передать документ другому сотруднику
С помощью функционала «Секретарь» пользователь может передать документ, поступивший в его кабинет, другим сотрудникам своей организации для подписания.
Такая возможность особенно актуальна для организаций, где:
- сервис используют несколько сотрудников организации и документы могут попасть ошибочно поступить не в тот аккаунт;
- документы поступают централизованно ответственному лицу для последующего распределения в другие кабинеты сотрудникам для подписания.
Для подключения функционала «Секретарь» нужно обратиться в поддержку сервиса.
Справочник компаний
В сервисе легко находить своих контрагентов с помощью раздела «Контакты». Достаточно загрузить список УНП контрагентов – и сервис покажет, кто из списка уже работает с Рodpis. С помощью справочника можно также отслеживать новых зарегистрированных пользователей. Сервис сообщит о них автоматически.
Пакет связанных документов
У пользователя есть возможность объединить несколько документов в один пакет (например, документы по одной сделке, несколько взаимосвязанных документов и т.п.). Связанные документы в таком случае будут отображаться вместе, как у отправителя, так и получателя. Это улучшает поиск и хранение взаимосвязанных документов.
Функционал доступен всем пользователям по умолчанию.
Ознакомление с документом
Пользователь может направить подписанный документ на ознакомление сотруднику или группе сотрудников своей организации. Для подключения функционала «Ознакомление с документом» нужно обратиться в поддержку сервиса.
Приглашение контрагентов
Вы можете в самом сервисе:
- пригласить зарегистрированных и незарегистрированных контрагентов к обмену электронными документами и узнать ответ контрагента о готовности к ЭДО;
- узнать, кто из контрагентов приглашает перейти на электронный документооборот.
Функционал доступен всем пользователям по умолчанию.
Хранение документов
Всем пользователям доступно оперативное хранение документов в течение неограниченного времени. Пользователи могут создавать папки для систематизации и удобного хранения подписанных документов.
Мобильная ЭЦП
Всем пользователям доступно подписание входящих и исходящих документов мобильной ЭЦП:
- в любом браузере с компьютера с ОП Windows, Linux и Mac;
- с телефона или планшета.
Функционал доступен всем пользователям по умолчанию.
Попробуйте все возможности podpis.by в деле:
Отправка и подписание документов в 1 клик, работа online с любого устройства и другие! Оставьте свои контактные данные и получите бесплатный тестовый доступ к сервису и консультацию нашего специалиста в режиме online.